Digitaler Meldeschein für Beherbergungsbetriebe
Schluss mit der Zettelwirtschaft am Empfang: Gäste füllen den Meldeschein bequem auf dem Handy aus und unterschreiben direkt am Bildschirm. Die Meldung ans Amt läuft digital. Erstmals live bei einer Ferienwohnung in Bad König — und beliebig auf weitere Hotels, Pensionen und Ferienunterkünfte übertragbar.
Worum geht's?
Jede Ferienwohnung, jedes Hotel, jede Pension ist gesetzlich verpflichtet, ihre Gäste bei der Anreise zu erfassen — Name, Geburtsdatum, Anschrift, Staatsangehörigkeit, bei Nicht-EU-Gästen die Ausweisdaten. Bisher passiert das fast überall auf Papier: Vordruck ausdrucken, Kugelschreiber rüberreichen, Gast füllt handschriftlich aus, unterschreibt, ab in den Ordner — und da bleibt es zehn Jahre liegen. Umständlich für alle Beteiligten, oft unleserlich, und die Weitergabe ans Meldeamt läuft meist noch händisch.
Wir haben eine digitale Alternative gebaut — sauber, rechtskonform und im Look der eigenen Website.
Wie läuft das für den Gast?
Sobald eine Buchung bestätigt ist, bekommt der Gast automatisch einen Link zum digitalen Meldeschein — per E-Mail zusammen mit der Buchungsbestätigung. Er öffnet den Link auf dem Handy, füllt die Felder aus (Name, Adresse, Aufenthaltsdaten, Mitreisende) und unterschreibt zum Schluss mit dem Finger direkt am Bildschirm. Fertig. Beim Check-in muss nichts mehr am Empfang ausgefüllt werden — der Gast ist bereits gemeldet.
Was hat der Gastgeber davon?
Keine Papierablage
Kein Ordner voller Zettel, keine Zehn-Jahres-Archivierung im Regal. Jeder Meldeschein liegt als sauberes PDF im System — auffindbar, exportierbar, rechtssicher.
Saubere Datenqualität
Getippte Felder statt Handschrift-Rätsel. Pflichtfelder werden geprüft, Adressen sind sauber formatiert — keine Rückfragen mehr, weil die Postleitzahl unleserlich war.
Meldung ans Amt digital
Direkte Übermittlung ans zuständige Meldeamt — konform zum Bundesmeldegesetz. Kein Fax, kein Ausdruck, kein Kuvert.
Automatischer Versand bei Buchung
Der Meldeschein-Link geht bei jeder Buchungsbestätigung automatisch mit raus. Egal ob Direktbuchung, Smoobu, Booking.com oder telefonisch — einmal eingerichtet, läuft es.
Rechtssichere Signatur
Elektronische Unterschrift auf dem Touchscreen, DSGVO-konform gespeichert, verschlüsselt übertragen. Für den Zweck des Meldescheins ausreichend und behördlich anerkannt.
Familien & Gruppen
Hauptgast plus Mitreisende in einem Vorgang. Kinder werden mit einem Klick ergänzt — keine Extra-Zettel, keine Doppelerfassung.
Was hat der Gast davon?
Er steht nicht mehr am Empfang, während der Kugelschreiber gesucht wird. Der Meldeschein ist zehn Minuten vor der Abreise vom Sofa aus erledigt — oder direkt auf der Autofahrt vom Beifahrersitz aus. Das Formular ist auf dem Handy angenehm bedienbar, es gibt Hilfetexte in den Feldern, und die Unterschrift funktioniert intuitiv wie in einer Paketzustell-App. Für Familien und Gruppen ein spürbarer Unterschied: einmal ausfüllen, alle Mitreisenden zusammen, fertig.
Rechtlicher Rahmen
Beherbergungsbetriebe sind nach §§ 29–30 Bundesmeldegesetz (BMG) verpflichtet, für jeden Gast einen Meldeschein zu erstellen und die Daten zehn Jahre aufzubewahren. Die elektronische Erfassung ist ausdrücklich zulässig, wenn die Daten unveränderbar gespeichert und die Unterschrift auf dem Meldeschein rechtssicher zuordenbar sind — genau das leistet unsere Lösung. Zugriffsschutz, Verschlüsselung und Löschfristen sind DSGVO-konform automatisiert.
Demnächst: die digitale Gästekarte
Der nächste Schritt ist bereits in Vorbereitung: Nach dem Ausfüllen erhält der Gast einen QR-Code auf dem Handy — die digitale Gästekarte. Damit gibt's vergünstigten Eintritt bei Partnern in der Region, zum Start zum Beispiel für die Odenwald-Therme in Bad König. Weitere Partner (Museen, Freizeitangebote, Bäder) kommen sukzessive dazu. Für den Gastgeber ein zusätzliches Verkaufsargument, für den Gast ein spürbarer Mehrwert.
Für wen ist das interessant?
- Ferienwohnungen und Ferienhäuser, die den Check-in entschlacken und den Papierberg loswerden wollen.
- Pensionen und Hotels, bei denen die Meldescheine bisher noch händisch archiviert und ans Amt gefaxt werden.
- Betreiber von Berghütten, Campingplätzen, Gästehäusern — überall, wo Meldepflicht besteht und die Prozesse noch analog laufen.
- Anbieter mit Channelmanager wie Smoobu, Lodgify oder Beds24: Der Meldeschein-Link lässt sich nahtlos in die automatische Buchungsbestätigung integrieren.
- Touristische Regionen, die eine gemeinsame digitale Gästekarte mit Partnervorteilen aufsetzen wollen.
Erstmals live in Bad König
Die erste produktive Umsetzung läuft bei den Ferienwohnungen von Wohnen bei Frau Schmitt in Bad König — direkt an der Odenwald-Therme. Der Meldeschein geht dort mit jeder Buchungsbestätigung raus, ohne dass die Gastgeberin etwas anfassen muss. Design im Look der Website, Handling im Look einer modernen App.
Für Ihre Unterkunft übernehmen
Die Lösung ist beliebig übertragbar: individuell an Ihr Corporate Design angepasst, angebunden an Ihre Buchungssoftware, mit Ihrer Meldeamt-Schnittstelle. Sprechen Sie uns an — wir schauen uns Ihre aktuelle Meldeschein-Praxis an und zeigen, wie es digital in Ihrem Betrieb aussehen kann.